NOAHs redegjørelse om aktsomhetsvurdering

Denne redegjørelsen omfatter hele NOAH-konsernet, inkl. driftsselskaper og datterselskaper, men omfatter ikke Morrow Batteries. Redegjørelsen gjelder for perioden 01.01.-31.12.2023. Vi viser også til bærekraftsrapporten og NOAHs nettsider for informasjon om vår virksomhet og organisasjonen.

NOAHs arbeid med åpenhetsloven

En arbeidsgruppe organiserer arbeidet med åpenhetsloven i NOAH. Dette er et løpende arbeid som omfatter hele konsernet. Det er vektlagt at arbeidet med åpenhetsloven i størst mulig grad skal inngå i våre eksisterende rutiner og arbeidsprosesser.

Tiltak som ble iverksatt ved implementering av åpenhetsloven:

• Forankring i NOAH AS sitt styre den 13.06.2022.
• NOAHs miljøpolitikk endret navn til bærekraftspolitikk og fikk nytt punkt om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og ansvarlighet overfor leverandører.
• Informasjonsplikt etter åpenhetsloven er tatt inn i prosedyre for ekstern kommunikasjon.
• Kvalitetssikring av etiske retningslinjer for ansatte.
• Større revisjon av egenerklæring for leverandører, tidligere kalt «Etiske retningslinjer for leverandører». Denne ble godkjent i NOAH AS sitt styre den 21.03.2023.
• Innført egne punkter om åpenhetsloven i skjema som brukes ved leverandørrevisjoner.
• Systematikk rundt aktsomhetsvurderinger er implementert i metodebeskrivelse for risikovurderinger.
• Revidert varslingsprosedyre og varslingsskjema på nettsiden slik at varslingssystemet også omfatter forhold etter åpenhetsloven.
• Revidert sjekkliste for nye leverandører og kontraktsmaler for leverandører.
• Innkjøpsrutinene er revidert.
• Ansatte er informert om de nye kravene og tiltakene via intranett og vårt allmøte «Friminutt».

Kartlegging av fremtredende menneskerettigheter

I forbindelse med gjennomføring av vesentlighetsanalyse, ble det høsten 2022 gjennomført en kartlegging av fremtredende menneskerettigheter. Denne ble utført av Position Green Advisory gjennom intervju med ulike interessenter, både interne på ulike nivåer i organisasjonen, kunde og kritisk leverandør. Dette var resultatet av analysen, der avkryssingen viser de fremtredende menneskerettighetene:

Analysen viser at helse, sikkerhet og arbeidsforhold er de mest fremtredende menneskerettighetene, både internt og blant leverandører/samarbeidspartnere. Transportører er trukket frem som særlige viktige blant leverandørene våre, og der er diskriminering også trukket frem som en fremtredende menneskerettighet. Denne oversikten er benyttet i det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger.

Aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet

For arbeidet med helse, sikkerhet og arbeidsforhold i egen virksomhet er det eksisterende, gode rutiner, blant annet:

• HMS-håndbøker, personalhåndbok, etiske retningslinjer og kvalitetssystem med prosedyrer, verktøy for oppfølging og dokumentasjon. NOAH AS og NOAH Solutions AS er sertifisert etter ISO 9001 og ISO 14001, og er samsvarsvurdert etter ISO 45001.
• Årlig medarbeiderundersøkelse med tema som blant annet motivasjon, trivsel, samarbeid, arbeidsbelastning, mobbing/trakassering, HMS og kompetanse.
• Årlige medarbeidersamtaler med oppfølging av den enkelte ansatte.
• Risikovurderinger med 1-3 års intervaller, både på konsernnivå, lokasjonsnivå og den enkelte arbeidsplass.
• Vernerunder med kartlegging av fysisk arbeidsmiljø og sikkerhet.
• Ukens HMS-tema, noen kun for Langøya i NOAH Solutions AS og noen for hele konsernet.
• Samsvarsvurderinger for å verifisere at kvalitetssystemet er i samsvar med rammevilkår.
• System for avvik og forbedringsforslag, som følges opp av et kvalitets- og forbedringsutvalg.
• Revisjonsgruppe som gjennomfører internrevisjoner og leverandørrevisjoner.
• Varslingsprosedyre og et varslingsutvalg.
• Arbeidsmiljøutvalg (AMU) i NOAH Solutions AS. Rekefjord Stone AS har AMU fra 01.01.2024.
• Tre hovedverneombud og flere verneombud.
• Flere aktive fagforeninger.
• Årlige kjemikalierunder på alle driftssteder og eget kjemikalieutvalg i NOAH Solutions AS.

I tillegg finnes en korrupsjonsmanual og konkurransemanual, samt årlig compliance-kurs med advokat.

Tiltakene dokumenteres og følges opp i vårt kvalitetssystem Landax.

Avvikssystemet benyttes aktivt til avvik/uønskede hendelser og forbedringsforslag. Det er lav terskel for å benytte avvikssystemet, og systemet benyttes aktivt i forbedringsarbeidet. I 2023 ble det registrert 882 hendelser, avvik og forbedringsforslag.

Alle personskader følges opp med rotårsaksanalyser, mens det for hendelser med potensiale for høy risiko gjennomføres læringsmøte og lages et læringsnotat som deles på intranettet. For to hendelser er det gjennomført granskning i 2023.

Det var ingen personskader hos ansatte i Engadalen eller på kontorlokasjoner. På driftsstedene på Langøya og i Rekefjord har det dessverre vært personskader, med til sammen syv fraværsskader blant egne ansatte og innleide/eksterne. Dette er et betydelig høyere skadeantall enn tidligere år, og har sammenheng med høyt aktivitetsnivå med store prosjekter og mange innleide.

Det har vært tre fraværsskader hos egne ansatte, en i Rekefjord og to på Langøya. Skadene har vært hånd i klem, fall i trapp på ferge og innånding av gass under sveising. Iverksatte tiltak har blant annet vært bytte av knuser, skilting med «Bruk rekkverket» på ferga, oppdatert prosedyre for varmt arbeid (strengere krav til rengjøring i forkant) og ny type åndedrettsvern, med opplæring.

Hos eksterne som har utført arbeid på Langøya, har det vært fire fraværsskader. En fallskade ved håndtering av håndholdt fjernstyringsenhet, en skade under kjøring med hjullaster, klemskade på fot og klemskade på hånd. Hendelsene er gjennomgått med involverte virksomheter, og flere tiltak er iverksatt. Det er blant annet etablert bedre rutiner (blant annet ettpunktsleksjon for sekkelossing), bedrede losseløsningselementer, HMS som tema på flere møter og flere HMS-punkter på sjekkliste for faste befaringsrunder. Det er økt fokus på sikkerhetsstandarden hos eksterne leverandører/entreprenører og innleide, blant annet gjennom enda tettere oppfølging og involvering i ukens HMS-tema.

Medarbeiderundersøkelsen våren 2023 viste god trivsel, høy motivasjonen og at HMS-kulturen oppleves som god. Hver avdeling har jobbet med sine resultater, og det har også vært noen felles satsningsområder for hele konsernet, blant annet bredere forankring av strategien, økt annerkjennelse av milepæler og prestasjoner, økt erfaringsutveksling/hospitering, konserndag for økt samarbeid på tvers, informasjon på allmøte «Friminutt» om HMSK-arbeidet og ukens HMS-tema om mobbing/trakassering.

Aktsomhetsvurderinger for leverandører og andre forretningspartnere

For å få oversikt over alle leverandører og andre forretningspartnere, er målet å få samlet alle disse i leverandørmodulen i Landax (NOAHs kvalitetssystem). De fleste av leverandørene er nå lagt inn i Landax, og det er etablert automatisk kobling til Brønnøysundregisteret, for å få bransjetilknytning. De som ikke har hatt leveranser de siste to årene er blitt satt som inaktive.

NOAH har 1446 leverandører som har levert varer eller tjenester de siste to årene, alt fra en liten enkeltleveranse til leverandører som er kritiske for vår virksomhet. En stor andel av leverandørene som benyttes mest er store aktører som selv er omfattet av åpenhetsloven.

I leverandørmodulen er det gjennomført grovanalyse av de fleste leverandørene, og det jobbes med å gjennomføre dette for de siste leverandørene som er overført til systemet. Grovanalysen vektlegger faktorer som landtilhørighet, bransjetype og påvirkningsmulighet. Ut fra dette dannes det en oversikt over de leverandørene som må vurderes grundigere. NOAH har valgt å ikke benytte et standardisert spørreskjema som del av aktsomhetsvurderingen, men leverandørene kartlegges videre gjennom innhenting av redegjørelse/informasjon, dialog og/eller leverandørrevisjon. Dette er et arbeid som pågår og som vil fortsette som en sentral prioritering. Oppfølging av leverandører og åpenhetslovens krav er identifisert som en viktig oppgave for fagområdet innkjøp.

Den største andelen av NOAHs leverandører er fra Norge (92 %), se figur. Det prioriteres å benytte stedlige leverandører i de lokalsamfunnene vi har aktivitet.

I NOAH har vi vurdert at det er våre leverandører innen transportsektoren, både på land og til sjøs, som utgjør det største potensialet for negative konsekvenser innen menneskerettigheter og arbeidsforhold. Selskaper i transportsektoren konkurrer på fleksibilitet og rask omstillingsevne, noe som kan resultere i sterkt press på arbeidstakere gjennom redusert lønn og dårligere arbeidsforhold (hvilepauser, arbeidstid, overtidsbetaling, tilgang til fasiliteter osv.). Transportsektoren er spesielt utsatt for helse og sikkerhetsrisiko som følge av å være en svært konkurranseutsatt bransje.

Transportsektoren er en gruppe vi har gode oppfølgingsrutiner for, både gjennom leverandørmøter, leverandørrevisjoner og løpende kontakt. På Langøya er det en ansatt som følger opp sjåfører og deres etterlevelse av blant annet sikkerhetsrutiner. Vi har gjennomført leverandørrevisjon for flere av våre transportører de siste årene, og noen står også på planen i år. Arbeidsforhold og menneskerettigheter er tema på alle leverandørrevisjoner.

Andre vesentlige leverandørgrupper er entreprenører og håndverkere. Både på Langøya og i Rekefjord utfører innleid entreprenør en stor og viktig del av produksjonsarbeidet, og har også noen av de arbeidsoperasjonene som innebærer høyest risiko, som fjellboring, sprengning og lasting/lossing av båt. Det er ukentlige samarbeidsmøter med entreprenørene – med HMS på agendaen – de gjennomfører jevnlige risikovurderinger og rapporterer dersom det skjer uønskede hendelser. Avvik som kan påvirke sikkerheten blir registrert i NOAHs avvikssystem, og følges opp i samarbeid med leverandøren. Entreprenørene følges også opp med jevnlige leverandørrevisjoner.

Hos enkelte leverandører har det tidligere vært utfordringer med bruk av underleverandører, men det benyttes nå færre underleverandører enn tidligere. I nye kontrakter setter NOAH begrensninger på bruk av underleverandører, ved at disse må forhåndsgodkjennes av NOAH.

Det er så langt ikke avdekket alvorlige brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, men er funnet noen forbedringsområder. Hos enkelte av leverandørene er det avdekket manglende oppfølging av åpenhetsloven, og dette følges opp.

Varslingskanal

NOAH har integrert varsling etter åpenhetsloven i samme system som varsling etter arbeidsmiljøloven. Det kan blant annet varsles via våre nettsider, både for ansatte, innleide eller eksterne. Vi oppfordrer til å fylle ut kontaktinformasjon, men det er også mulig å varsle anonymt. Se mer om dette på våre nettsider.

Mål for kommende år

• Tydeliggjøre rollen som leverandøransvarlig og sikre at alle viktige leverandører har en dedikert leverandøransvarlig.
• Videre arbeid med de nye innkjøpsrutinene og implementering av endringer.
• Bedre systematikken for aktsomhetsvurdering for nye leverandører.

Løpende mål

• Redusere antall leverandører.
• Løpende grovanalyse av nye leverandører.
• Aktsomhetsvurdering av leverandører, med særlig fokus på vesentlige leverandørgrupper.

Spørsmål til denne redegjørelsen kan rettes til HR-sjef Hans Skumlien, kontaktinformasjon hans.skumlien @ noah.no eller +47 916 96 221.