NOAHs redegjørelse om aktsomhetsvurdering

Denne redegjørelsen omfatter hele NOAH-konsernet, inkl. driftsselskaper og datterselskaper. Redegjørelsen gjelder for perioden 01.01.-31.12.2024.

Vi viser også til bærekraftsrapporten og NOAHs nettsider for informasjon om vår virksomhet og organisasjonen.

Forankring av Åpenhetsloven i kvalitetssystemet

Fagleder innkjøp og kvalitetsrådgiver organiserer arbeidet med åpenhetsloven i NOAH. Dette er et løpende arbeid som omfatter hele konsernet. Det er vektlagt at arbeidet med Åpenhetsloven i størst mulig grad skal inngå i våre eksisterende rutiner og arbeidsprosesser.

Plan for implementering av Åpenhetsloven ble forankret i styret til NOAH AS den 13.06.2022. En arbeidsgruppe jobbet med flere tiltak de første to årene, blant annet: Reviderte bærekraftspolitikken, tok informasjonsplikten inn i prosedyren for ekstern kommunikasjon, etablerte egenerklæring for leverandører (tidligere «Etiske retningslinjer for leverandører»), innførte egne punkter om Åpenhetsloven i skjema for leverandørrevisjoner, etablerte systematikk for aktsomhetsvurderinger og reviderte sjekklisten for nye leverandører, kontraktsmaler og innkjøpsrutinene. Ansatte er blitt informert om de nye kravene, både via intranett og i allmøte. Et eksternt firma bisto med kartlegging av de mest relevante menneskerettighetene, og denne oversikten er benyttet i det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger.

Varslingskanal

NOAH har integrert varsling etter Åpenhetsloven i samme system som varsling etter Arbeidsmiljøloven. Det kan blant annet varsles via våre nettsider, som kan benyttes av ansatte, innleide eller eksterne. Ved varsling oppfordrer vi til å fylle ut kontaktinformasjon, men det er også mulig å varsle anonymt. Se mer om dette på våre nettsider.

Aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet

I NOAH-konsernet er det eksisterende, gode rutiner for helse, sikkerhet og arbeidsforhold i egen virksomhet, som blant annet:

• HMS-håndbøker, sikkerhetsinstruks, personalhåndbok, etiske retningslinjer og kvalitetssystem med prosedyrer, verktøy for oppfølging og dokumentasjon.
• NOAH AS og NOAH Solutions AS er sertifisert etter ISO 9001 og ISO 14001, og er samsvarsvurdert etter ISO 45001.
• Årlig medarbeiderundersøkelse med tema som blant annet kompetanse, samhold/samarbeid, takhøyde, forbedringer, ledelse, arbeidsbelastning, HMS, trivsel og motivasjon.
• Årlige medarbeidersamtaler med oppfølging av den enkelte ansatte.
• Risikovurderinger med 1-3 års intervaller, både på konsernnivå, lokasjonsnivå og den enkelte arbeidsplass.
• Vernerunder med kartlegging av fysisk arbeidsmiljø og sikkerhet.
• Ukens HMS-tema, noen tema kun for Langøya i NOAH Solutions AS og noen for hele konsernet.
• Samsvarsvurderinger for å verifisere at kvalitetssystemet er i samsvar med rammevilkår.
• System for avvik og forbedringsforslag, som følges opp av et kvalitets- og forbedringsutvalg.
• Revisjonsgruppe som gjennomfører internrevisjoner og leverandørrevisjoner.
• Kjemikalierunder på alle driftssteder og eget kjemikalieutvalg i NOAH Solutions AS.
• Varslingsprosedyre og et varslingsutvalg.
• Arbeidsmiljøutvalg (AMU) i NOAH Solutions AS og Rekefjord Stone AS.
• 13 verneombud, hvorav tre hovedverneombud.
• Flere aktive fagforeninger.

I tillegg finnes en korrupsjonsmanual og konkurransemanual, og gjennomføres jevnlige compliance-kurs med advokat. Det er i 2024 gjennomført kurs i etterlevelse av konkurransereglene.

Avvikssystemet benyttes aktivt til avvik/uønskede hendelser og forbedringsforslag. Det er lav terskel for å benytte avvikssystemet, og systemet benyttes aktivt i forbedringsarbeidet. I 2024 var det 826 registreringer i avvikssystemet (hendelser, avvik, forbedringsforslag, driftsobservasjoner og laboratorieobservasjoner).

Alle personskader følges opp med rotårsaksanalyser, mens det for hendelser med potensiale for høy risiko gjennomføres læringsmøte og lages et læringsnotat som deles på intranettet.

Det var ingen personskader hos ansatte i Engadalen eller på kontorlokasjoner. På driftsstedene på Langøya og i Rekefjord har det dessverre vært personskader, med én fraværsskade og fire skader med medisinsk behandling. Dette er et lavere skadeantall enn i 2023.

For hendelsen med fraværsskade ble det gjennomført granskning. En ansatt fikk hånden i klem under fjerning av autovern bak en lagerreol. Den ansatte fikk klemskade i venstre håndledd med brudd, og måtte operere håndleddet.

Det var to hendelser med medisinsk behandling blant egne ansatte. På Langøya fikk en ansatt mulig kjemikalie på øyet (brukte vernebriller). Vedkommende var til sjekk hos legevakt, og øyet er blitt bra igjen. I Rekefjord fikk en ansatt en liten stein på øyet under bruk av slegge (brukte nettingvisir). Vedkommende fikk øyesalve av legen, og er blitt bra igjen.

To hendelser med medisinsk behandling var innleide/eksterne på Langøya. En ansatt på kantinekjøkkenet kuttet seg i fingeren med kniv under mattilberedning. En innleid fikk strøm i seg under frakobling av en fiberkontakt, og var til legevakt for kontroll for strømgjennomgang, men vedkommende fikk ingen skade.

Medarbeiderundersøkelsen våren 2024 viste svært høy trivsel og motivasjon, og det var gode tilbakemeldinger på HMS. Ansatte trekker særlig frem opplevelse av mestring og interessante oppgaver som det viktigste for egen motivasjon, og mange opplever å få dette i NOAH. Det er variasjoner i arbeidsmiljø på tvers av avdelinger, og det er jobbet med tilpassede tiltak i de ulike avdelingene. Noen forbedringsområder som var felles for flere avdelinger, var samarbeid på tvers av avdelinger og takhøyde i organisasjonen. Kun 64 % oppga å ha hatt medarbeidersamtale året før. I slutten av 2024 ble det innført et nytt personalsystem, som skal gjøre det lettere å gjennomføre og følge opp medarbeidersamtaler.

Aktsomhetsvurderinger for leverandører og andre forretningspartnere

Alle leverandører er nå lagt inn i kvalitetssystemet Landax. Disse overføres automatisk fra økonomisystemet Visma, og bransjetilknytning overføres fra Brønnøysundregisteret. De som ikke har hatt leveranser de siste to årene blir satt som inaktive.

NOAH har 1473 leverandører som har levert varer eller tjenester de siste to årene, alt fra en liten enkeltleveranse til leverandører som er kritiske for vår virksomhet. Mange av de leverandørene som benyttes mest er store aktører, som selv er omfattet av Åpenhetsloven.

I leverandørmodulen er det gjennomført grovanalyse av de fleste leverandørene. Grovanalysen vektlegger faktorer som landtilhørighet, bransjetype og påvirkningsmulighet. Ut fra dette dannes det en oversikt over de leverandørene som må vurderes grundigere. NOAH har valgt å ikke benytte et standardisert spørreskjema som del av aktsomhetsvurderingen, men leverandørene kartlegges videre gjennom innhenting av redegjørelse/informasjon, dialog og/eller leverandørrevisjon. Dette er et løpende arbeid. Oppfølging av leverandører og åpenhetslovens krav er en viktig oppgave for fagområdet innkjøp.

I 2024 ble det gjennomført ni leverandørrevisjoner.

Den største andelen av NOAHs leverandører er fra Norge (92 %), se figur. Det prioriteres å benytte stedlige leverandører i de lokalsamfunnene vi har aktivitet.

I NOAH har vi vurdert at det er våre leverandører innen transportsektoren, både på land og til sjøs, som utgjør det største potensialet for negative konsekvenser innen menneskerettigheter og arbeidsforhold. Dette kom blant annet frem i kartleggingen av menneskerettigheter i 2022. Selskaper i transportsektoren konkurrerer på fleksibilitet og rask omstillingsevne, noe som kan resultere i sterkt press på arbeidstakere, gjennom redusert lønn og dårligere arbeidsforhold (hvilepauser, arbeidstid, overtidsbetaling, tilgang til fasiliteter osv.). Transportsektoren er spesielt utsatt for helse og sikkerhetsrisiko som følge av å være en svært konkurranseutsatt bransje.

Transportsektoren er en gruppe vi har gode oppfølgingsrutiner for, både gjennom leverandørmøter, leverandørrevisjoner og løpende kontakt. På Langøya er det en ansatt som følger opp sjåfører og deres etterlevelse av blant annet sikkerhetsrutiner. Vi har gjennomført leverandørrevisjon for flere av våre transportører de siste årene. Arbeidsforhold og menneskerettigheter er tema for alle leverandørrevisjoner.

Andre vesentlige leverandørgrupper er entreprenører og håndverkere. Både på Langøya og i Rekefjord utfører innleide entreprenører en stor og viktig del av produksjonsarbeidet, og har også noen av de arbeidsoperasjonene som innebærer høyest risiko, som fjellboring, sprengning og lasting/lossing av båt. Begge entreprenørene har tilgang til NOAHs kvalitetssystem. Det er ukentlige samarbeidsmøter med entreprenørene, der HMS står på agendaen. Entreprenørene gjennomfører jevnlige risikovurderinger og rapporterer dersom det skjer uønskede hendelser. Avvik som kan påvirke sikkerheten blir registrert i NOAHs avvikssystem, og følges opp i samarbeid med leverandøren. Entreprenørene følges også opp med jevnlige leverandørrevisjoner.

Det er så langt ikke avdekket alvorlige brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, men er funnet noen forbedringsområder. Hos noen av leverandørene er det avdekket manglende oppfølging av Åpenhetsloven. Det er også avdekket noen mangler/forbedringsområder innen HMS og ytre miljø, for eksempel innen tema som risikovurdering, avvikshåndtering, avfallshåndtering og målstyring. Alle funn følges opp via vårt avvikssystem, i samarbeid med leverandørene.

Måloppnåelse

Målperiode	Mål	Måloppnåelse
2024	Tydeliggjøre rollen som leverandøransvarlig og sikre at alle viktige leverandører har en dedikert leverandøransvarlig.	Rollen som leverandøransvarlig er tydeliggjort i innkjøpsprosedyren. Fagleder innkjøp har hatt møter i de ulike selskapene, der det ble avklart hvem som skulle være ansvarlig for de ulike leverandørene og satt inn i Landax.
2024	Videre arbeid med de nye innkjøpsrutinene og implementering av endringer.	Innkjøpsprosedyren er revidert og det er oppdatert prosesskart over innkjøpsprosessen. Det er etablert et innkjøpsdashbord som gir oversikt over prosedyrer, sjekklister, prosesskart og annen relevant innkjøpsinformasjon.
2024	Bedre systematikken for aktsomhetsvurdering for nye leverandører.	Sjekkliste for godkjenning av nye leverandører er nå godt implementert, og danner grunnlaget for aktsomhetsvurdering for nye leverandører. Aktsomhetsvurderingene dokumenteres i kvalitetssystemet Landax.
Løpende	Løpende grovanalyse av nye leverandører	Gjennomføres løpende for nye leverandører, i forbindelse med godkjenning av leverandøren.
Løpende	Redusere antall leverandører	I sjekkliste for godkjenning av nye leverandører skal det angis om det allerede er godkjente leverandører som kan benyttes istedenfor. Det siste året er antall leverandører likevel økt, som følge av opprettelse av nytt selskap og nye investeringer/anlegg.
Løpende	Aktsomhetsvurdering av leverandører, med særlig fokus på vesentlige leverandørgrupper	Den siste perioden har det vært prioritert å få på plass leverandøransvarlige, få implementert innkjøpsrutinene og få gjennomført grovanalyse av leverandørene. Flere prioriterte leverandører er aktsomhetsvurdert, men dette er et pågående arbeid som fortsetter fremover.

Mål for kommende periode

• Beslutte og implementere oppdatert innkjøpsstrategi i virksomhetene.
• Samle flere innkjøp hos samme leverandører og redusere antall leverandører.
• Løpende grovanalyse av nye leverandører.
• Aktsomhetsvurdering av leverandører, med særlig fokus på vesentlige leverandørgrupper.

Spørsmål til denne redegjørelsen kan rettes til fagleder innkjøp Silvia Hjellestad Kolstad, e-post silvia.kolstad @ noah.no eller mobil 936 20 183.